di V. Colucci, A. Vecchione, G. Cirillo, G. De Luca, C. Parascandolo
Gli Autori, che operano da molti anni nel settore di Medicina Legale ed Invalidi Civili, hanno utilizzato la loro trentennale esperienza, per fronteggiare la oramai cronica deficienza di personale amministrativo, mettendo a punto un semplice sistema di lavoro, basato su un più razionale ed efficiente utilizzo delle metodologie informatiche e progettando e sviluppando un database che permette una migliore analisi dei flussi e la individuazione ed il monitoraggio di indicatori che rendono più semplice e sempre più efficace, efficiente, tracciabile, trasparente ed economica la gestione delle procedure.
INTRODUZIONE
L’unità Operativa (*) di Medicina Legale ed Invalidi Civili del Distretto n. 30 dell’Azienda Sanitaria Locale Napoli 1 Centro, è composta esclusivamente da personale dipendente. La necessità di fronteggiare la crescente richiesta da parte dell’utenza distrettuale di istanze per il riconoscimento dello stato d’Invalidità Civile, di Handicap e di Idoneità al Collocamento mirato degli invalidi, associata alla carenza cronica di personale, resa ancora più problematica dalla messa in quiescenza di vari componenti il Comparto Amministrativo, ha determinato il bisogno di attivare nuove strategie operative, e, contemporaneamente, ottimizzare al massimo le risorse disponibili, i carichi di lavoro ed i compiti individuali.
(*) Dal 1 dicembre 2018 l’Atto Aziendale della ASL non prevede più le UU.OO. di Medicina Legale. Nel DS 30 l’ex U.O. di Medicina Legale ha continuato ad operare come gruppo della Direzione Sanitaria dedicato alle Attività Medico Legali e sempre coordinato dal medesimo Responsabile, ora denominato Referente
Poiché questo lavoro è iniziato quando era in vigore l’Unità Operativa, si è preferito, anche per praticità interpretativa, mantenere in questo elaborato la vecchia denominazione, coerente con le attività svolte e con la legislazione attualmente vigente (L R. 32/94 LEA DPCM 12/01/17, ecc.)
In particolare emergeva, oltre al bisogno di mantenere elevato lo standard quali-quantitativo delle prestazioni, anche l’esigenza di perfezionare tutto il percorso gestionale clinico-amministrativo delle pratiche, per raggiungere la massima trasparenza, tracciabilità e facilità di reperimento dati, monitorando la spesa.
È proprio in quest’ottica che si va ad inserire un progetto pragmatico, che ha come finalità un piano di lavoro, a sviluppo progressivo, che è orientato a rendere ancora più dinamico, ineccepibile ed efficiente il percorso delle pratiche medico-legali, dalla loro ricezione alla loro archiviazione.
OBIETTIVI E METODI
Già dal maggio 2018 era stata prevista e progressivamente attivata una nuova modalità organizzativa che prevedeva di affiancare accanto all’archiviazione cartacea anche un’archiviazione informatica dei dati con vari obiettivi e finalità:
- Favorire la ricerca dei dati necessari per l’espletamento dell’attività lavorativa
- Individuare sempre più precisi indicatori di efficienza, efficacia ed economicità delle
- Rendere al massimo trasparenti e tracciabili i processi lavorativi e conseguentemente più agevoli eventuali verifiche.
- Facilitare un’analisi sempre più completa ed approfondita dei dati
- Ovviare alla progressiva carenza per quiescenza del personale amministrativo e di
- Ovviare al sempre possibile deterioramento degli archivi esclusivamente
La modalità di lavoro, che era stata avviata nel 2018, prevedeva come prima fase la raccolta di tutti le risultanze fondamentali relative alle sedute delle Commissioni Invalidi Civili, della L.104/92
e della L.68/99, a mezzo report stilati a conclusione dei lavori di ogni seduta di commissione.
I dati statistici venivano, poi, immessi in un database espressamente preparato, che permetteva il rapido rilievo numerico del lavoro svolto e semplificava il relativo calcolo ed il conseguente invio di dati, precisi e confutabili, mensilmente all’Ufficio Centrale.
Successivamente si è passati ad una seconda fase di lavoro, implementando il database per permettere, anche con l’utilizzo di grafici dinamici che tengono traccia di vari parametri, l’esame quantitativo e la visione di tutte le attività relative alle Commissioni di Invalidità Civile con immediati riscontri comparativi, con particolare riferimento ai tempi di attesa e di espletamento sia delle visite ambulatoriali che di quelle domiciliari.
Infine dal 01/09/2019 l’ulteriore perdita di un’unità amministrativa ha determinato la necessità di avviare la terza fase del progetto.
Una radicale modifica ed implementazione del nostro database ci ha permesso di utilizzare in maniera più estensiva ed efficiente i dati certi e tracciabili, disponibili sul sito Inps, che con il sistema VOA mette a disposizione non solo la cartella medica elettronica, ma un insieme di dati anagrafici, amministrativi e sanitari, scaricabili su file Excel per la gestione delle Commissioni.
L’agenda di visite della singola seduta del giorno in pochi secondi viene scaricata in formato Excel dal sistema VOA, ed incollata su un file Excel di Office 2016, appositamente da noi predisposto con numerose formule e funzioni.
Ciò permette così di creare in automatico ed in tempo reale sia un dettagliato report giornaliero, sia un verbale informatizzato, originale ed innovativo, di rapida impostazione, di facile compilazione collegiale e di immediata evidenza, contenente non solo i dati dei convocati a visita, ma anche i dati della Commissione, data ed ora della medesima, ed infine i nomi dei componenti presenti ed il ruolo che rivestono in quella singola seduta
Durante lo svolgimento delle sedute, nel verbale di Commissione man mano che si espletano le visite medico legali e si esprimono i giudizi, il Presidente della Commissione annota immediatamente la valutazione collegiale. ed il nome del componente che ha la responsabilità di inserire al computer i dati della singola pratica sul verbale dell’INPS mediante il sistema VOA.
Il tutto è garanzia di massima trasparenza e tracciabilità in ogni sua fase ed è molto pratico perché richiede solo pochi minuti di tempo.
Al termine della seduta il verbale, firmato da tutti i componenti viene scannerizzato per una doppia conservazione, cartacea e digitale.
Il database da noi predisposto va infine ad implementare analitici report settimanali, mensili, annuali, che abbiamo programmato per calcolare in automatico sia i dati che servono per il debito informativo aziendale sia ulteriori dati, inclusa una opportuna analisi dei costi.
Il progetto prevede, inoltre, ulteriori fasi evolutive: apportando infatti semplici modifiche al database, sono in avanzata fase di programmazione ulteriori rilievi statistici ed epidemiologici, utili per lo studio del territorio di riferimento.
In particolare sarà possibile:
- Rilevare il numero delle richieste per patologie oncologiche monitorate per tipologia e
- Valutare lo stato di reale aggravamento della popolazione che rinnova la domanda di visita ed è già in possesso di riconosciuti stati d’invalidità.
- Precisare ulteriormente quanto la richiesta di visite domiciliari risponda ad un effettivo
- Monitorare sul territorio la incidenza di patologie gravi relative allo sviluppo psico-fisico nei
RISULTATI
Nell’intero anno 2019 sono state effettuati 7.415 inviti a visita di cittadini richiedenti la prestazione, di cui 1.726 assenti e 5.689 visitati.
Sono state effettuate 324 sedute di Commissione con una media di 22 convocati a seduta.
Sono state effettuate 175 visite domiciliari per pazienti intrasportabili.
Vi sono state 1.710 richieste integrative di accertamenti sanitari specialistici. Sono state quindi portate a conclusione dell’iter e definite 5.945 pratiche.
Le prestazioni sono state suddivise in Commissioni Ordinarie e Straordinarie di servizio, ottimizzando al massimo le risorse di personale, impegnato comunque anche negli altri compiti della Medicina Legale Territoriale.
L’alta percentuale di definiti in seduta in rapporto ai visitati è un indicatore della efficacia delle Commissioni.
È un indicatore di efficacia anche il confronto tra visitati e definiti, inclusi quelli di sedute precedenti.
Il numero di pratiche trattate per seduta è un altro indicatore di efficienza
I nostri indicatori calcolano con precisione e trasparenza i costi di ogni singolo processo, tenendo conto che l’analisi della spesa è fondamentale in Sanita per coniugare efficienza ed economicità.
I dati raccolti ci consentono di analizzare meglio e con la massima precisione le richieste dei richiedenti:
- Quanti richiedono un aggravamento di precedente invalidità
- Quanti richiedono accompagnamento
- Quanti richiedono una massima gravita di handicap
- Quanti richiedono patologie oncologiche
- Quanti richiedono una visita domiciliare
Abbiamo così osservato la reale sussistenza del requisito di intrasportabilità, per un rapido espletamento delle visite con l’abbattimento dei tempi di attesa.
L’analisi dei flussi relativi alle visite domiciliari permette anche la valutazione differenziata tra le istanze accettate e la reale gravità di invalidità e di handicap.
È rilevabile anche la percentuale minoritaria di soggetti dichiarati invalidi che otterranno un beneficio economico
Il rilievo che gli aventi diritto all’accompagnamento sono in una percentuale più bassa rispetto a tutti gli altri benefici economici.
Questo lavoro sperimentale, implementato, monitorato e testato per l’ultimo quadrimestre del 2019 su 2.728 convocati a visita, ha prodotto i miglioramenti sperati, rendendo più agevole il lavoro di tutti gli operatori, sgravando di alcuni compiti quelli del comparto e snellendo il lavoro dei medici.
CONCLUSIONI
La piena soddisfazione del risultato raggiunto, che oltre ad ottenere semplificazione e precisione, produce anche una gratificazione professionale, consente agli operatori della Medicina Legale ed Invalidi Civili del Distretto n.30 dell’A.S.L. Napoli 1 Centro, di potere e volere proporre, a tutti quelli che volessero beneficiare della modalità di lavoro suddetta, l’utilizzo del relativo database.
Per chi fosse interessato è disponibile un report analitico dell’attività svolta con l’accessibilità ad un maggior numero di dati.
La finalità di questo progetto è di fornire alla Medicina Legale non solo elementi analitici relativi all’utenza, ma anche la possibilità di un’autovalutazione immediata per l’Azienda e per gli operatori del Settore, con il raggiungimento sia della massima trasparenza e tracciabilità sia del monitoraggio della spesa.
